మినిట్స్ అంటే బోర్డు, కంపెనీ లేదా సంస్థాగత సమావేశం యొక్క వ్రాతపూర్వక రికార్డు. సమావేశ నిమిషాలు చట్టపరమైన పత్రంగా పరిగణించబడతాయి, కాబట్టి వాటిని వ్రాసేటప్పుడు, స్పష్టత మరియు స్వరం యొక్క స్థిరత్వం కోసం ప్రయత్నిస్తారు.

నిమిషం సమావేశం యొక్క శాశ్వత రికార్డ్ కాబట్టి, పంపే ముందు వాటిని ప్రూఫ్ రీడ్ చేయండి. ప్రకటనలు మరియు సమాచారం ఖచ్చితంగా సంగ్రహించబడిందని నిర్ధారించుకోవడానికి వాటిని పర్యవేక్షకుడు లేదా అనుభవజ్ఞుడైన హాజరైనవారు నడపడం మంచిది.

ఉత్తమ సమావేశ నిమిషాలు తీసుకునేవారు జాగ్రత్తగా శ్రోతలు , శీఘ్ర టైపిస్టులు మరియు సమావేశ విషయాలు మరియు హాజరైన వారితో తగినంతగా తెలుసు. నోట్ తీసుకునేవారికి ముఖ్యమైన విషయాలను శబ్దం నుండి వేరు చేయగలిగేంత గట్టిగా పట్టుకొని ఉండాలి. అలాగే, ముఖ్యంగా, నోట్ తీసుకునేవారు ఏకకాలంలో దారి తీయకూడదు మరియు నోట్లను తీసుకోకూడదు. (మీరు ఎప్పుడైనా అలా చేయమని అడిగితే, తిరస్కరించండి.)

సమావేశ నిమిషాలను సమర్థవంతంగా వ్రాయడానికి కొన్ని దశల వారీ సూచనలు క్రింది ఉన్నాయి.

1. అజెండాను అభివృద్ధి చేయండి

వివరణాత్మక ఎజెండాను అభివృద్ధి చేయడానికి చైర్‌పర్సన్ లేదా బోర్డు అధ్యక్షుడితో కలిసి పనిచేయండి.

సమావేశాలు ఒక కారణం కోసం జరుగుతాయి మరియు హాజరయ్యేవారిని అప్రమత్తం చేయడానికి పరిష్కరించాల్సిన మరియు నిర్ణయించాల్సిన సమస్యలు జాబితా చేయబడాలి. సమావేశాన్ని కదిలించడానికి మరియు అన్ని అంశాలను పరిగణనలోకి తీసుకోవడానికి సమూహానికి తగినంత సమయం ఉందని నిర్ధారించుకోవడానికి ప్రతి అంశానికి సమయాన్ని కేటాయించే ఎజెండాను రూపొందించడానికి కన్వీనర్‌తో కలిసి పనిచేయండి.

సమావేశ నిమిషాలకు ఎజెండా మీ రూపురేఖలుగా ఉపయోగపడుతుంది. నిమిషాల శీర్షికలను కొనసాగింపు కోసం ఎజెండా అంశాలకు అనుగుణంగా ఉంచండి.

2. తీసుకున్న మాజీ నిమిషాల నుండి ఒక మూసను అనుసరించండి

మీరు బోర్డు లేదా సంస్థకు క్రొత్తగా ఉంటే మరియు మొదటిసారి నిమిషాలు వ్రాస్తుంటే, గత సమావేశ నిమిషాలను చూడమని అడగండి, తద్వారా మీరు అదే ఆకృతిని కొనసాగించవచ్చు^[1].

సాధారణంగా, సంస్థ పేరు లేదా సమావేశమయ్యే సమూహం పేరు ఎగువన ఉంటుంది: XYZ డైరెక్టర్ల బోర్డు సమావేశం, తదుపరి పంక్తిలో తేదీతో. తేదీ తరువాత, సమావేశం ఆర్డర్ చేయడానికి వచ్చిన సమయం మరియు సమావేశం ముగిసిన సమయం రెండింటినీ చేర్చండి. ఉదాహరణకి:

సూపర్ కంపెనీ, ఇంక్ యొక్క డైరెక్టర్ల బోర్డు.ప్రకటన

సమావేశ అంశాలు

తేది: 2019 మే 20

సమయం: ఉదయం 10:00 నుండి మధ్యాహ్నం 12:30 వరకు

కలుసుకునే చాలా సమూహాలు ప్రతి సమావేశంలో సెట్ ఎజెండా అంశాలతో క్రమం తప్పకుండా చేస్తాయి. కొన్ని సమూహాలలో నిమిషాల చివరలో వచ్చే తదుపరి దశలు ఉన్నాయి, ఇవి అనుసరించాల్సిన ప్రాజెక్టులను జాబితా చేస్తాయి మరియు బాధ్యతను అప్పగిస్తాయి.

కోరం కలుసుకున్నట్లయితే సమూహం రికార్డ్ చేస్తుందో లేదో మరియు సంస్థ యొక్క సమావేశ నిమిషాలకు ప్రత్యేకమైన ఇతర అంశాలను నిర్ణయించడానికి మాజీ సమావేశం నుండి ఒక టెంప్లేట్ సహాయపడుతుంది.

3. రికార్డ్ హాజరు

చాలా బోర్డులలో, సమావేశ నిమిషాలు తీసుకునే బాధ్యత బోర్డు కార్యదర్శి. సంస్థాగత సమావేశాలలో, నిమిషాలు తీసుకునేవారు ప్రాజెక్ట్ కోఆర్డినేటర్ లేదా మేనేజర్ లేదా CEO కి సహాయకుడిగా ఉండవచ్చు. సమావేశం ప్రారంభమయ్యే కొద్ది నిమిషాల ముందు ఆమె లేదా అతడు చేరుకోవాలి మరియు అన్ని సభ్యుల పేర్లు మరియు సంప్రదింపు సమాచారంతో హాజరు షీట్ చుట్టూ ఉండాలి.

సమావేశానికి హాజరయ్యేవారు వారి పేర్లను తనిఖీ చేయాలి మరియు వారి సమాచారంలో ఏవైనా మార్పులకు సవరణలు చేయాలి. ఇది హాజరైన వారి బ్యాకప్ పత్రంగా సహాయపడుతుంది మరియు సమాచారం అత్యంత నవీనమైన ఇమెయిల్ చిరునామాలకు వెళ్లేలా చేస్తుంది.

హాజరైన వారందరి పేర్లు సమావేశ పేరు మరియు తేదీ క్రింద నేరుగా, ప్రెజెంట్ అని చెప్పే ఉపశీర్షిక క్రింద జాబితా చేయబడాలి. కామా లేదా సెమీ కోలన్ ద్వారా వేరు చేయబడిన శీర్షిక లేదా అనుబంధంతో పాటు హాజరైన అందరి మొదటి మరియు చివరి పేర్లను జాబితా చేయండి. ఉదాహరణకి:

ప్రస్తుతం: జాన్ డో, ప్రెసిడెంట్; జేన్ స్మిత్, ఉపాధ్యక్షుడు; జాక్ విలియమ్స్, కార్యదర్శిప్రకటన

బోర్డు సభ్యుడు సమావేశానికి హాజరు కాలేకపోతే, ఈ పదం తర్వాత అతని లేదా ఆమె పేరును ఉదహరించండి: దీనికి కాపీ చేయబడింది: పాల్గొనేవారి జాబితాలో ఇతర హోదాలు ఉండవచ్చు. ఉదాహరణకు, సమావేశానికి హాజరైన వారిలో చాలామంది సిబ్బందిలో ఉంటే, మిగతా అందరూ స్వచ్చంద సేవకులు అయితే, ప్రతి సిబ్బంది తర్వాత మీరు (స్టాఫ్) రాయాలనుకోవచ్చు.

సాధారణ నియమం ప్రకారం, హాజరైన వారి చివరి పేర్లతో అక్షరక్రమంగా జాబితా చేయబడుతుంది. అయితే, కొన్ని సంస్థలలో, మొదట బోర్డు నాయకత్వాన్ని జాబితా చేయడం ఉత్తమ పద్ధతి. అలాంటప్పుడు, ప్రెసిడెంట్ లేదా కో-ప్రెసిడెంట్స్ మొదట జాబితా చేయబడతారు, తరువాత ఉపరాష్ట్రపతి, తరువాత కార్యదర్శి, తరువాత కోశాధికారి. అప్పుడు, హాజరైన వారి అన్ని ఇతర పేర్లు చివరి పేరుతో వర్ణమాల చేయబడతాయి.

సమావేశ సమావేశంలో పాల్గొనేవారు సమావేశంలో చేరినట్లయితే గమనించడం కూడా సాధారణ పద్ధతి. ఫోన్ ద్వారా వ్రాసి, పాల్గొన్నవారిని జాబితా చేయడం ద్వారా దీనిని సూచించవచ్చు.

4. నామకరణ సమావేశం

సాధారణంగా, ఎవరైనా సమావేశంలో మొదటిసారి మాట్లాడేటప్పుడు అతని లేదా ఆమె పేరు మరియు తరచుగా శీర్షిక ఉంటుంది.

ఉదాహరణకు, XYZ బోర్డు అధ్యక్షుడు రోజర్ మెక్‌గోవన్ సమావేశాన్ని ఆదేశించారు. తరువాతిసారి రోజర్ మెక్‌గోవన్ మాట్లాడేటప్పుడు, మీరు అతన్ని రోజర్ అని పిలుస్తారు. సమావేశంలో ఇద్దరు రోజర్స్ ఉంటే, రెండింటిని వేరు చేయడానికి వారి చివరి పేర్లకు ఒక ప్రారంభాన్ని ఉపయోగించండి: రోజర్ M. ఓటు కోసం పిలిచారు. రోజర్ టి.

5. చేర్చడానికి ఏమి (మరియు ఏమి కాదు)

సమావేశం యొక్క స్వభావాన్ని బట్టి, ఇది ఒకటి నుండి చాలా గంటలు ఉంటుంది. హాజరైన వారిని సమీక్షించి, సమావేశ నిమిషాలను ఆమోదించమని అడుగుతారు. అందువల్ల, నిమిషాలు సుదీర్ఘ పత్రంగా విస్తరించాలని మీరు కోరుకోరు.

ప్రజలు చెప్పే ప్రతిదాన్ని సంగ్రహించడం అనవసరం మాత్రమే కాదు, సమీక్షకులకు బాధించేది.

ప్రతి ఎజెండా అంశం కోసం, మీరు చివరికి తీసుకున్న నిర్ణయాలతో పాటు చర్చ యొక్క సంబంధిత అంశాలను మాత్రమే సంగ్రహించాలనుకుంటున్నారు. సమావేశం తరువాత, మీ వృత్తాకార లేదా పునరావృత వాదనలను సవరించాలని నిర్ధారించుకోండి మరియు చేసిన సంబంధిత అంశాలలో మాత్రమే వదిలివేయండి.

6. తటస్థ టోన్ను నిర్వహించండి

నిమిషాలు చట్టపరమైన పత్రం. సంస్థ యొక్క చారిత్రక కార్యాచరణ రికార్డును స్థాపించడానికి అవి ఉపయోగించబడతాయి. సమానంగా నిర్వహించడానికి ఇది అవసరం, ప్రొఫెషనల్ టోన్ . సమావేశం యొక్క భాష వేడెక్కినప్పటికీ, నిమిషాల్లో ఎప్పుడూ తాపజనక భాషను ఉంచవద్దు.

మీరు చర్చ యొక్క సారాంశాన్ని నిష్పాక్షికంగా రికార్డ్ చేయాలనుకుంటున్నారు, అంటే నిందను కేటాయించకుండా కవర్ చేసిన ముఖ్య అంశాలను ప్రస్తావించడం. ఉదాహరణకు, విక్రేత యొక్క వృత్తి నైపుణ్యం గురించి బోర్డు సభ్యుల ప్రశ్నలను సిబ్బంది పరిష్కరించారు.ప్రకటన

సంభావ్య తప్పుకు సాక్ష్యాలను కనుగొనడానికి నిమిషాలు చదివే రహదారిపై ఒక న్యాయవాదిని చిత్రించండి. రంగురంగుల క్రియా విశేషణం రూపంలో అలంకరించడం లేదా ఏమి జరిగిందో ఏదైనా ఖాతాను క్లౌడ్ చేయడానికి మీరు ఇష్టపడరు.

7. ఓట్లను రికార్డ్ చేయండి

నిమిషాల ప్రాధమిక ఉద్దేశ్యం బోర్డు లేదా సంస్థ తీసుకునే ఓట్లను నమోదు చేయడం. సాలిడ్ రికార్డ్-కీపింగ్‌లో పాల్గొనేవారు ఏ కదలికను చేస్తారు, చలనంలో పదజాలం ఏమిటో మరియు పాల్గొనేవారు కదలికను సెకన్లు పేర్కొనడం అవసరం.

ఉదాహరణకు, వైస్ ప్రెసిడెంట్ సిండి జాకబ్‌సెన్ ZZZ ఫౌండేషన్ బహుమతి నుండి వచ్చిన ఆదాయంలో 50 శాతం లేదా $ 50,000 ను CCC స్కాలర్‌షిప్ ఫండ్‌కు అంకితం చేయాలని ఒక మోషన్ చేశారు. అధ్యక్షుడు రోజర్ మెక్‌గోవన్ ఈ తీర్మానాన్ని సెకండ్ చేశారు.

ఈ ఓటు పట్టికను తటస్థ భాషలో కూడా వ్యక్తపరచాలి: చార్టర్‌ను ఈ క్రింది విధంగా సవరించడానికి బోర్డు ఏకగ్రీవంగా ఓటు వేసింది, లేదా చెట్ల పెంపక ప్రయత్నానికి $ 1,000 అందించే నిర్ణయం 4 నుండి 1 వరకు ఆమోదించింది, బోర్డు అధ్యక్షుడు మెక్‌గోవన్ వ్యతిరేకించారు.

చాలా బోర్డులు ఓటును ఏకగ్రీవంగా ఆమోదించడానికి ప్రయత్నిస్తాయి. కొన్నిసార్లు బోర్డు మరింత సమైక్య ఫలితాన్ని సాధించడంలో సహాయపడటానికి, బోర్డు సభ్యుడు ఓటింగ్‌కు దూరంగా ఉండవచ్చు: మోషన్ 17 నుండి 1 వరకు ఒక సంయమనంతో ఆమోదించింది.

8. పరే డౌన్ నోట్స్ పోస్ట్-మీటింగ్

సమావేశం తరువాత, అన్ని చర్చలు మీ మనస్సులో తాజాగా ఉన్నప్పుడు మీ గమనికల ద్వారా చదవండి మరియు అవసరమైన ఏవైనా సవరణలు చేయండి. అప్పుడు, సమావేశ నిమిషాలను వాటి అవసరాలకు తగ్గించండి, చర్చ యొక్క సంక్షిప్త ఖాతాను అందిస్తుంది, ఇది ఒక నిర్ణయానికి వ్యతిరేకంగా మరియు వ్యతిరేకంగా చేసిన వాదనలను సంగ్రహిస్తుంది.

ప్రజలు తరచూ సంభాషణలో లేదా ఇడియమ్స్‌లో మాట్లాడుతారు: ఇది బాల్‌పార్క్‌లో కూడా లేదు లేదా మీరు విరిగిన రికార్డ్ లాగా అనిపించడం ప్రారంభించారు. రంగును జోడించడానికి నిమిషాల్లో ఖచ్చితమైన భాషను ఉంచడానికి మీరు శోదించబడవచ్చు, ప్రతిఘటించండి.

అదనంగా, ఏదైనా ప్రెజెంటేషన్లు సమావేశంలో భాగమైతే, పవర్ పాయింట్ నుండి సమాచారాన్ని నిమిషాల్లో చేర్చవద్దు. అయితే, మీరు ప్రెజెంటేషన్ అనంతర చర్చ నుండి ముఖ్య విషయాలను రికార్డ్ చేయాలనుకుంటున్నారు.

9. జాగ్రత్తగా ప్రూఫ్ రీడ్

మీరు అన్ని పేర్లను సరిగ్గా స్పెల్లింగ్ చేశారని, సమావేశానికి సరైన తేదీని చొప్పించారని మరియు మీ నిమిషాలు స్పష్టంగా చదివారని నిర్ధారించుకోండి.

వారు ఉపయోగించిన మొదటిసారి ఎక్రోనింస్‌ని స్పెల్లింగ్ చేయండి. ఎక్రోనింస్ తెలియని ఇతరులు గమనికలను సమీక్షించవచ్చని గుర్తుంచుకోండి. శీర్షికలు, విరామచిహ్నాలు మరియు ఆకృతీకరణలో స్థిరంగా ఉండండి. నిమిషాలు పాలిష్ మరియు ప్రొఫెషనల్ ఉండాలి.ప్రకటన

10. విస్తృతంగా పంపిణీ చేయండి

ఆమోదించబడిన తర్వాత, పూర్తి బోర్డుకి నిమిషాలు - హాజరైనవారికి మాత్రమే కాదు - సమీక్ష కోసం. హాజరుకాని వారిని ముఖ్యమైన చర్యలు మరియు నిర్ణయాల గురించి తెలియజేయడానికి మీ నిమిషాలు సహాయపడతాయి.

తదుపరి సమావేశం ప్రారంభంలో, నిమిషాల ఆమోదం కోసం కాల్ చేయండి. ఏదైనా పునర్విమర్శలను గమనించండి. సమావేశంలో అంగీకరించిన మార్పులను రూపొందించడానికి ప్రయత్నించండి, తద్వారా మీరు పునర్విమర్శల కోసం ఎక్కువ సమయం కేటాయించరు.

అంగీకరించిన మార్పులతో నిమిషాలను ఆమోదించడానికి మోషన్ కోసం అడగండి. హాజరైనవారు మోషన్‌ను అందించిన తర్వాత, సమావేశంలో మరొక వ్యక్తిని మోషన్‌ను రెండవసారి అడగండి. వారు చెప్పారు, అన్నీ ఆమోదించబడ్డాయి. ఆమోదించని వారు ఎవరైనా ఉన్నారా అని ఎల్లప్పుడూ అడగండి. కాదు అని చెప్పండి, అప్పుడు చెప్పండి: అంగీకరించిన మార్పులు చేసిన తర్వాత మా చివరి సమావేశం నుండి నిమిషాలు ఆమోదించబడతాయి.

11. సూక్ష్మంగా ఫైల్ చేయండి

నిమిషాలు చట్టపరమైన పత్రం కాబట్టి, వాటిని దాఖలు చేసేటప్పుడు జాగ్రత్త వహించండి. పత్రం యొక్క ఫైల్ పేరు గతంలో దాఖలు చేసిన నిమిషాల ఫైల్ పేర్లకు అనుగుణంగా ఉందని నిర్ధారించుకోండి.

అప్పుడప్పుడు, సంస్థ సభ్యులు గత నిమిషాలను సమీక్షించాలనుకోవచ్చు. నిమిషాలు ఎక్కడ దాఖలు చేయబడ్డాయో తెలుసుకోండి!

ఒక కేవిట్

అధిక సాంకేతిక పరిజ్ఞానం ఉన్న ఈ రోజు మరియు వయస్సులో, మీరు మీరే ఇలా ప్రశ్నించుకోవచ్చు: సమావేశాన్ని రికార్డ్ చేయడం సరళమైనది కాదా? ఇది సంస్థ యొక్క ప్రోటోకాల్‌లపై ఆధారపడి ఉంటుంది, కానీ బహుశా కాదు.

మీరు నిమిషాలు తీసుకుంటున్న సంస్థలో నియమాలు ఏమిటో అడగండి. మీటింగ్‌లో ఏమి జరిగిందో నిమిషాలు రికార్డు అని గుర్తుంచుకోండి, సమావేశంలో ఏమి చెప్పలేదు.

నిమిషాలు నిర్ణయాలు ప్రతిబింబిస్తాయి, చర్చలు కాదు. వారి పేరు ఉన్నప్పటికీ, నిమిషాలు నిమిషానికి నిమిషం ట్రాన్స్క్రిప్ట్ కాదు.

క్రింది గీత

నిపుణులైన నిమిషాలు తీసుకునేవారికి గొప్ప చెవి, నేర్చుకోవటానికి ఇష్టపడటం మరియు కొంత అభ్యాసం అవసరం, కానీ ఈ చిట్కాలను పాటించడం ద్వారా మీరు త్వరలోనే ప్రావీణ్యం పొందుతారు.

ఉత్పాదక సమావేశాలపై మరిన్ని చిట్కాలు

• సమయం వృధా సమావేశాలకు 5 ప్రత్యామ్నాయాలు
• ప్రపంచంలోని అగ్రశ్రేణి వినూత్న సంస్థల మాదిరిగా సమావేశాలను నిర్వహించడానికి 15 రహస్యాలు
• మీరు తెలుసుకోవలసిన సూపర్ ఉత్పాదక సమావేశానికి 12 రహస్యాలు

ఫీచర్ చేసిన ఫోటో క్రెడిట్: Unsplash.com ద్వారా Christina@wocintechchat.com ప్రకటన

సూచన