ఒక సంస్థలోనే కాకుండా ఏ సంస్థలోనైనా సమస్యలను చర్చించే మరియు పరిష్కరించే మార్గాలలో సమర్థవంతమైన సమావేశాలు ఒకటి. అది బాస్ లేదా ఉద్యోగులు అయినా, ఎవరైనా సహకరించవచ్చు మరియు మాట్లాడవచ్చు.

సమావేశాలు ఉత్పాదకతకు అవసరమైన సాధనాలు అయినప్పటికీ, కొన్ని సమావేశాలు పని చేయవు మరియు ప్రతి ఒక్కరి సమయాన్ని మరియు శక్తిని వృధా చేస్తాయి.

సమర్థవంతమైన మరియు సమర్థవంతమైన సమావేశాన్ని నిర్వహించడానికి సరళీకృత పద్ధతులు మరియు అంశాలు ఉన్నాయి, వీటిలో 10 ఇక్కడ ప్రదర్శించబడతాయి.

1. సమావేశానికి స్పష్టమైన ప్రయోజనాన్ని నిర్వచించండి

సమావేశానికి పిలవడానికి ముందు, మీరు మొదట అడగాలి:

ఎందుకు మరియు దేని కోసం?

సమావేశం దాని ప్రయోజనం మరియు లక్ష్యాలు స్పష్టంగా ఉంటే, అది ఉద్యోగుల మధ్య వివాదాన్ని పరిష్కరిస్తుందా లేదా కంపెనీ సంక్షోభం గురించి చర్చించినా మాత్రమే ప్రభావవంతంగా ఉంటుంది. ఇది ఒక నిర్దిష్ట ఫలితాన్ని చేరుకోవడాన్ని కూడా కలిగి ఉంటుంది మరియు ఈ ఫలితం చాలావరకు ప్రయోజనానికి సంబంధించినది.

పాల్గొన్న వ్యక్తులకు ఆహ్వానాలను పంపే ముందు స్పష్టమైన ప్రయోజనం ప్రణాళిక చేయాలి. మీరు ఎందుకు కలుస్తున్నారో మరియు ఆశించిన ఫలితం మీకు ఖచ్చితంగా తెలుసని నిర్ధారించుకోండి.

2. అవసరమైన వ్యక్తులను మాత్రమే ఆహ్వానించండి

పాల్గొనేవారిని కలుసుకోవటానికి అవసరమైన వ్యక్తులను మాత్రమే కలిగి ఉండటం సమర్థవంతమైన సమావేశానికి మరొక మెట్టు.ప్రకటన

సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యానికి సంస్థ యొక్క నెట్‌వర్క్ భద్రతతో ఏదైనా సంబంధం ఉందా? ఐటీ విభాగం అధిపతిని ఆహ్వానించండి.

సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యానికి సంస్థ యొక్క భవిష్యత్తుతో ఏదైనా సంబంధం ఉందా? మీ యజమానిని మరియు పాల్గొన్న ఉద్యోగులను ఆహ్వానించండి.

ఆశించిన ఫలితంతో నేరుగా అనుసంధానించబడిన వ్యక్తులు మాత్రమే సమావేశానికి హాజరు కావాలి.ఆ విధంగా, మీరు ఇతరుల సమయాన్ని మరియు ఉత్పాదకతను వృథా చేయరు. ఇది సంఖ్యలను వీలైనంత తక్కువగా ఉంచుతుంది, అంటే తక్కువ అంతరాయాలు మరియు పరధ్యానం.

3. తుది షెడ్యూల్ను ఆమోదించండి

మీరు సమర్థవంతమైన సమావేశాలను నిర్వహించడానికి పని చేస్తున్నప్పుడు, సమావేశం కోసం ఎజెండాను సృష్టించండి. ఇందులో కార్యాచరణ అంశాలు, వేదిక, ప్రారంభ మరియు ముగింపు సమయం మరియు పాల్గొన్న వ్యక్తులు ఉండాలి. అప్పుడు, మెమోరాండంను ఇమెయిల్ ద్వారా అవసరమైన వ్యక్తులకు పంపండి లేదా వారి డెస్క్ మీద ఉంచండి.

ఆలస్యంగా నడుస్తున్న వ్యక్తుల కోసం వేచి ఉండకండి మరియు సమావేశాన్ని నిర్ధారించుకోండి సమయానికి ప్రారంభమవుతుంది .ఇది మొదట సులభం కాకపోవచ్చు, ప్రత్యేకించి మీరు తేలికపాటి రకం అయితే. ఇది మీకు మాత్రమే కాకుండా ఇతర వ్యక్తులకు కూడా ముఖ్యమైనదని మీరు గ్రహిస్తారు.

వారి ముందు ఎజెండా పెడితే ప్రజలు సమావేశానికి మరింత సౌకర్యంగా ఉంటారు. ఇది అనవసరమైన పరిచయాలు లేదా యాదృచ్ఛిక ప్రశ్నలను చొప్పించడం వంటి చిన్నవిషయాలను కూడా తగ్గిస్తుంది.

4 . స్మార్ట్‌ఫోన్‌లు లేదా టాబ్లెట్‌లకు వ్యతిరేకంగా నియమాన్ని సృష్టించండి

ప్రజల దృష్టికి, ముఖ్యంగా వారు తమ ఫోన్లు లేదా టాబ్లెట్లను ఉపయోగిస్తున్నప్పుడు పోటీ పడటం చాలా కష్టం.

మల్టీ టాస్కింగ్ ఇప్పటికే ఒక సమస్యాత్మకమైన విషయం, కానీ మీరు ప్రజల దృష్టిని ఆకర్షించడానికి ప్రత్యేకంగా రూపొందించిన పరికరాలతో పోటీ పడవలసి వస్తుంది. వేర్వేరు మీడియా మధ్య మల్టీ టాస్క్ చేయడం వలన పేద సమాచార ప్రాసెసింగ్ మరియు తక్కువ పనితీరు మరియు ఉత్పాదకత ఏర్పడతాయని పరిశోధన చూపిస్తుంది.ప్రకటన

ఒక అధ్యయనంలో, ఫలితాలు భారీ మీడియా మల్టీటాస్కర్లు అసంబద్ధమైన పర్యావరణ ఉద్దీపనల నుండి మరియు జ్ఞాపకశక్తిలో అసంబద్ధమైన ప్రాతినిధ్యాల నుండి జోక్యం చేసుకునే అవకాశం ఉందని తేలింది^[1].

సమావేశానికి వెళ్లేవారు ఎజెండాపై దృష్టి సారిస్తారని నిర్ధారించడానికి, స్మార్ట్‌ఫోన్‌లు మరియు టాబ్లెట్‌ల వాడకాన్ని నిషేధించండి, తద్వారా ప్రతి పాల్గొనేవారు చేతిలో ఉన్న పనిపై దృష్టి పెడతారు.

5. మోడరేటర్‌ను కేటాయించండి

మీరు సమావేశాన్ని ప్లాన్ చేసినప్పటికీ, మీరు కూడా మోడరేటర్ అని దీని అర్థం కాదు.

సమావేశాన్ని మోడరేట్ చేయడానికి మీరు చాలా అనువైన వ్యక్తి కాదా లేదా మరొకరు దీన్ని బాగా చేయగలరా అనే దాని గురించి మీరు ఆలోచించాలి. ఇది అంశంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. ఉత్పాదకతకు ఇది ఉత్తమమైనదని మీరు భావిస్తే ఇతర అర్హతగల వ్యక్తులను మోడరేటర్‌గా నియమించడానికి వెనుకాడరు^[2].

వాస్తవానికి, మోడరేటర్ సమర్థవంతమైన సమావేశాలను ఎలా నిర్వహించాలో తెలిసిన వ్యక్తి అయి ఉండాలి. మోడరేటర్ కూడా సమయపాలనగా వ్యవహరించాలి మరియు సమావేశం యొక్క సరైన ప్రవాహాన్ని చూడాలి, ఎజెండా ట్రాక్‌లో ఉందని నిర్ధారించుకోండి. అవకాశాలు ఉన్నాయి, సమావేశం ఈ విధంగా మరింత విజయవంతమవుతుంది.

6. తక్కువ, మంచి సమావేశాలు

సంస్థలో సమస్య లేదా వివాదం ఉన్న ప్రతిసారీ సమావేశానికి పిలవడానికి బదులు, ఆ సమస్యలను పరిష్కరించడానికి ఇతర మార్గాలను కనుగొనండి.

సమావేశాలకు చాలా ప్రత్యామ్నాయాలు ఉన్నాయి, ఇవి ఉపశీర్షిక సమావేశాలు కంటే సమర్థవంతంగా మరియు సమర్థవంతంగా పనిచేస్తాయి. ఇమెయిల్ పంపడం లేదా బాధ్యతాయుతమైన వ్యక్తులతో మాట్లాడటం మీరు సమావేశాలను నిలిపివేయగల కొన్ని మార్గాలు.

ఈ వ్యాసంలో సమావేశాలకు ప్రత్యామ్నాయాల కోసం మీరు మరిన్ని ఆలోచనలను కనుగొనవచ్చు.ప్రకటన

మీరు వీలైనంత తక్కువ సమావేశాలకు పిలిస్తే, పాల్గొనేవారు హాజరు కావడానికి మరింత ఉత్సాహంగా ఉంటారు. మీ సమావేశాల నాణ్యతను మీరు తప్పకుండా చూసుకోవాలి మరియు అనవసరమైన వాటిని నివారించడం ద్వారా మీరు దీన్ని చేయవచ్చు.

7. సమావేశ సమయం నుండి ప్రత్యేక ఆహారపు సమయం

సమావేశంలో ఇతర పనులు చేయడం అందరి దృష్టిని తగ్గిస్తుంది మరియు ఇందులో తినడం కూడా ఉంటుంది. సమావేశ సమయానికి ముప్పై నిమిషాల నుండి గంటకు ముందు తినే సమయాన్ని ప్రకటించడం మంచిది. సమావేశంలో ప్రజలు తినరని ఇది నిర్ధారిస్తుంది, ఇది మరింత పరధ్యానాన్ని నివారిస్తుంది.

భోజనం చేసేటప్పుడు లేదా తినే సమయంలో, ప్రతి ఒక్కరూ తినవచ్చు మరియు చిన్న చర్చ చేయవచ్చు. కానీ సమావేశంలో, ప్రతి ఒక్కరూ చేతిలో ఉన్న ఎజెండాపై దృష్టి పెట్టాలి మరియు కలిసి మెదడు తుఫాను చేయాలి.

ఈ విధంగా, మీరు మీ ప్రణాళికను అనుసరించవచ్చు, సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని నెరవేర్చడానికి మీ దృష్టిని అంకితం చేయవచ్చు మరియు మీ సమయాన్ని తెలివిగా నిర్వహించవచ్చు.

8. సమావేశం యొక్క నిర్ణయాలను సమీక్షించండి

సమావేశం చివరి ఐదు నుండి పది నిమిషాల సమయంలో, తీసుకున్న నిర్ణయాలు మరియు తీసుకున్న చర్యల ద్వారా వెళ్ళండి. ప్రతి ఒక్కరూ బయలుదేరే ముందు పాల్గొనేవారి మధ్య స్పష్టమైన అవగాహన మరియు సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యం నెరవేరాలి. ప్రతి ఒక్కరూ వారి ప్రశ్నలను సంతృప్తిపరిచారని మరియు వారి రచనలు కూడా ఉన్నాయని ఇది నిర్ధారిస్తుంది.

తుది సందేహాలు లేదా ప్రశ్నలను వ్యక్తీకరించడానికి లేదా నిర్ణయాలకు సంబంధించిన సమాచారాన్ని పంచుకోవడానికి ఎవరికైనా ఇది అవకాశాన్ని అందిస్తుంది, ఇది సమర్థవంతమైన సమావేశాలకు కీలకం.

సమావేశం ముగిసేలోపు పాల్గొనేవారి మధ్య ఏవైనా విభేదాలను మోడరేటర్ క్లియర్ చేయాలి మరియు వారు వారి సమస్యలకు సంక్షిప్త పరిష్కారాలతో ముందుకు రావాలి. సమావేశంలో చర్చించిన వాటిని ప్రతి ఒక్కరూ గ్రహించడం ముఖ్యం.

9. ప్రతి పాల్గొనేవారికి ఫాలో-అప్ నోట్ పంపండి

బలమైన జ్ఞాపకశక్తి కంటే మందమైన సిరా శక్తివంతమైనది. -చైనీస్ సామెత

ప్రతి పాల్గొనేవారికి సమావేశానికి వెలుపల వారి స్వంత సమస్యలు ఉన్నాయి. కొంతమంది వ్యక్తులు ముఖ్యమైనవి అయినప్పటికీ, కొన్ని విషయాలను మరచిపోతారు. సమావేశంలో చర్చించిన వాటిని ప్రజలు గుర్తుంచుకుంటారని నిర్ధారించుకోవడానికి, ఇమెయిల్ ద్వారా తదుపరి గమనికను పంపండి లేదా వారి డెస్క్‌పై ఉంచండి.

ఇది చిన్నది మరియు తీపిగా ఉండాలి, చర్చించిన వాటిని మరియు చేరుకున్న తీర్మానాలను కవర్ చేస్తుంది. ఇది వారి భాగస్వామ్యానికి శీఘ్ర ధన్యవాదాలు కూడా కలిగి ఉంటుంది.

10. మూల్యాంకనం షీట్ పంపండి

సమావేశాల ఆలోచనను అందరూ ఇష్టపడరని మనం అంగీకరించాలి. ఆ వ్యక్తుల కోసం, వారు సమావేశంలో చేరినప్పుడల్లా వారు సౌకర్యంగా ఉండేలా చూడడానికి మార్గాలను కనుగొనాలి.

వారిలో కొందరు నేరుగా అడిగితే సమస్యలు ఏమిటో చెప్పరు, కాబట్టి వారి అభిప్రాయాన్ని పొందడానికి మూల్యాంకనం షీట్ ఒక సులభ సాధనం.

అభిప్రాయం ఎందుకు అంత ముఖ్యమైనది అనే దానిపై మరింత సమాచారం కోసం ఈ కథనాన్ని చూడండి.

పాల్గొనేవారి అభిప్రాయాన్ని తనిఖీ చేయండి, పాల్గొనేవారి అభ్యర్థనలను తదుపరి సమావేశంలో చేర్చండి మరియు అసౌకర్యానికి కారణమయ్యే ఏదైనా ప్రక్రియను మార్చండి.సమర్థవంతమైన సమావేశాలను నడపడానికి, ప్రజలు సుఖంగా ఉన్నారని నిర్ధారించుకోవడం చాలా ముఖ్యం.

తుది ఆలోచనలు

సమావేశాలు ముఖ్యమైనవి, కానీ అవి ఎల్లప్పుడూ ఉత్పాదకమని దీని అర్థం కాదు. ప్రతిదీ సజావుగా జరుగుతుందని ఆశించే ముందు విజయవంతమైన సమావేశాలను ఎలా నిర్వహించాలో మొదట తెలుసుకోవడం చాలా ముఖ్యం.

సమర్థవంతమైన సమావేశం అనేది ప్రతి ఒక్కరూ సహకరించాల్సిన ప్రక్రియ అని గుర్తుంచుకోండి.ప్రకటన

సమర్థవంతమైన సమావేశాలను ఎలా నిర్వహించాలో ఈ 10 సాధారణ చిట్కాలు ఖచ్చితంగా మంచి నాయకుడిగా మరియు సహచరుడిగా మారడానికి మీకు సహాయపడతాయి. ఇప్పుడు ముందుకు సాగండి మరియు ఈ చిట్కాలను మీ రోజువారీ సమావేశ దినచర్యలో చేర్చండి మరియు ఉత్పాదకత ప్రవహించనివ్వండి.

సమర్థవంతమైన సమావేశాలను ఎలా అమలు చేయాలనే దానిపై మరిన్ని చిట్కాలు

• ప్రపంచంలోని అగ్రశ్రేణి వినూత్న సంస్థల మాదిరిగా సమావేశాలను నిర్వహించడానికి 15 రహస్యాలు
• మీరు తెలుసుకోవలసిన సూపర్ ఉత్పాదక సమావేశానికి 12 రహస్యాలు
• 30 సెకన్ల చిట్కా: సమావేశాల సామర్థ్యాన్ని ఎలా మెరుగుపరచాలి?

ఫీచర్ చేసిన ఫోటో క్రెడిట్: క్రిస్టినా uns wocintechchat.com ద్వారా unsplash.com ద్వారా

సూచన