బిజీగా ఉన్న వారంలో, నాయకుడు లేదా మేనేజర్ కోరుకునే చివరి విషయం వృధా గంట లేదా ఇద్దరు ఉత్పాదకత లేని సమావేశంలో కూర్చుంటారు.

అసమర్థంగా ఉండటానికి అత్యంత సమర్థవంతమైన మార్గం ఏమిటని నేను మిమ్మల్ని అడిగితే, మీలో చాలా మంది చెడు సమావేశాలు చెబుతారని నేను ఖచ్చితంగా అనుకుంటున్నాను.

ఈ రోజు సమావేశాలు గతంలో కంటే ఎక్కువ పని గంటలను వినియోగిస్తాయి. నేడు, నాయకులు వారి వారంలో సగం సమావేశాలలో గడుపుతారు.^[1]TED పరిశోధన ప్రకారం ఆ సమయంలో మూడవ వంతు అర్ధంలేని, చెడుగా జరిగే సమావేశాలకు వృధా అవుతుంది .

క్లారిజెన్ నుండి వచ్చిన ఒక సర్వే ప్రకారం, కార్మికులు స్టేటస్ సమావేశాలను సమయం వృధాగా భావిస్తారు మరియు దాదాపు 50% మంది ప్రతివాదులు DMV కి వెళతారు లేదా పెయింట్ పొడిగా చూస్తారు.^{[రెండు]}

హార్వర్డ్ బిజినెస్ రివ్యూ కోసం ఒక వ్యాసంలో,^[3]బెయిన్ నుండి ముగ్గురు కన్సల్టెంట్స్ ఒక వ్యాయామం యొక్క ఫలితాలను నివేదిస్తారు, దీనిలో వారు పేరులేని పెద్ద కంపెనీ ఉద్యోగుల lo ట్లుక్ షెడ్యూల్లను విశ్లేషించారు - మరియు ఒక వారపు కార్యనిర్వాహక సమావేశం సంవత్సరానికి 300,000 గంటలు పట్టింది.

మరియు ఆ మొత్తం, రచయితలు వ్రాస్తారు, సమావేశాల కోసం సిద్ధమయ్యే పని సమయాన్ని చేర్చరు.

స్పష్టమైన ఎజెండా లేదా లక్ష్యం లేని చోట మీరు ఎన్ని సమావేశాలకు హాజరయ్యారు?

సమావేశం ముగింపులో స్పష్టమైన కార్యాచరణ ప్రణాళిక లేకుండా టాపిక్ నుండి టాపిక్ వరకు దూకిన సమావేశాలలో మీలో ఎంతమంది కూర్చున్నారు?

మీరు వచ్చినప్పుడు కంటే సమావేశాలను మరింత గందరగోళానికి గురిచేస్తే, దయచేసి మీ చేయి పైకెత్తండి.

సమావేశాలు మనం భయపడే మరియు భరించేవి కావు. అవి మనం లోపలికి వెళ్లేవి కావు.

నిజమైన, స్పష్టమైన ఫలితాలను అందించే సమావేశాలు చాలా ఉద్దేశపూర్వకంగా, శక్తివంతం మరియు ఉత్పాదకంగా ఉండటానికి మేము మార్గాలను కనుగొనాలి.

కాబట్టి జట్టు సమావేశాలను మరింత ఉత్పాదకంగా ఎలా నడిపించాలి?

నాయకులు మరియు నిర్వాహకులు ఉత్పాదక మరియు ప్రభావవంతమైన మరియు పాల్గొన్న ప్రతి ఒక్కరికీ ప్రయోజనకరమైన ప్రముఖ బృంద సమావేశాలను ప్రారంభించే 10 మార్గాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి:ప్రకటన

1. ప్రతి సమావేశాన్ని సానుకూల మార్గంలో ఫ్రేమ్ చేయండి

గదిలోని ప్రతి ఒక్కరినీ సానుకూల మనస్తత్వంతో మరియు సమావేశానికి శక్తివంతం చేయడానికి, గదిలోని ప్రతి ఒక్కరూ వారు పురోగతి సాధించిన లేదా ఉత్సాహంగా ఉన్నదాన్ని పంచుకునేందుకు ఒక గొప్ప ప్రారంభ స్థానం.

ఇది వెంటనే మొత్తం సమావేశం యొక్క స్వరం మరియు దిశను నిర్దేశిస్తుంది.

సమావేశానికి హాజరు కావడం గురించి ప్రజలు ప్రతికూల మనస్తత్వం కలిగి ఉండటానికి బదులుగా, వారు సానుకూలత, సహకారం మరియు అనుకూలత ఉన్న ప్రదేశం నుండి వచ్చారు.

2. గదిలో స్పష్టమైన నాయకుడిని కలిగి ఉండండి

సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యం ఏమైనప్పటికీ, గదిలో ఎవరైనా సమావేశానికి దర్శకత్వం వహించడానికి మరియు నాయకత్వం వహించడానికి బాధ్యత వహించాలి.

ఈ వ్యక్తి సమావేశానికి ఎజెండాను నిర్దేశిస్తాడు, ఇది టాపిక్ నుండి బయటపడదని నిర్ధారించుకోండి మరియు సమావేశం అంగీకరించిన కాలపరిమితిలోనే ఉండేలా చేస్తుంది.

వారు తరచూ పురోగతిపై నివేదిస్తారు, సమావేశం తరువాత ఏమి జరగాలి అనే దానిపై స్పష్టత ఇస్తారు మరియు భవిష్యత్ చర్యల దశలపై సమావేశంలో ప్రజల నుండి నిబద్ధత పొందుతారు.

ఎవరూ నియంత్రణ తీసుకోకపోతే, అతి పెద్ద వ్యక్తిత్వాలు లేదా అతి పెద్ద అభిప్రాయాలు ఉన్న వ్యక్తులు ఆధిపత్యం చెలాయించగలరు మరియు నిశ్శబ్ద వ్యక్తిత్వాలను సహకరించకుండా ఆపవచ్చు.

3. గదిలో సరైన వ్యక్తులను కలిగి ఉండండి

మీరు పాల్గొన్న చివరి గొప్ప సమావేశానికి తిరిగి ఆలోచించండి… సమావేశం సంఖ్యలను తయారుచేసే వ్యక్తులతో నిండి ఉందా ’లేదా సహకారం మరియు ఇన్‌పుట్ అందించే వ్యక్తులతో నిండి ఉందా?

ఇది రెండోది అని నేను ing హిస్తున్నాను.

నిజంగా ఉత్పాదక సమావేశానికి నాయకత్వం వహించడానికి, ఎవరు పాల్గొంటారో ఆలోచించడానికి సమయం కేటాయించండి.

గదిలో ఉన్న వ్యక్తులు విలువను జోడిస్తారు, చురుకైన సహకారం అందించేవారు, నేపథ్య పరిజ్ఞానం కలిగి ఉంటారు, నిర్ణయాధికారులు, చర్య తీసుకునేవారు మరియు సమావేశం ఫలితాల ద్వారా ప్రత్యక్షంగా ప్రభావితమయ్యే వ్యక్తులు కావాలి.

గదిని నింపడంలో జాగ్రత్తగా ఉండండి, మీరు తప్పక తప్ప, అక్కడ ఉండటానికి ప్రేరణ లేదా స్థితి లేదా ఏదైనా తప్పిపోతుందనే భయం.

సమావేశ గదిలో ప్రజలను నిష్క్రియాత్మక ప్రేక్షకులు కాకుండా ఉత్పాదక సహకారాన్ని తీసుకురావడంపై దృష్టి పెట్టండి.ప్రకటన

మీకు నచ్చిన విధంగా మీ సమావేశాలను ఏర్పాటు చేయడానికి మీకు స్వయంప్రతిపత్తి ఉంటే, దీన్ని చేయడంపై దృష్టి పెట్టండి, తద్వారా అవి చాలా ఉత్పాదక ఫలితాలను అందిస్తాయి.

4. విభిన్న సమావేశాలలో ప్రజల ప్రత్యేక బలాన్ని ఉపయోగించండి

మీ కంపెనీ లేదా బృందంలోని ప్రతి ఒక్కరూ ప్రతి సమావేశానికి సరైనవారు కాదు.

ఉత్పాదక సమావేశాలను రూపొందించడానికి ఒక గొప్ప చిట్కా ఏమిటంటే, బృంద సభ్యులు ఏ సమావేశాలలో పాల్గొనాలి మరియు ఉండకూడదు అనే దానిపై స్పష్టత పొందడం.

గదిని నింపడం గురించి ఆలోచించవద్దు, మీకు తెలిసిన వ్యక్తులను ఆహ్వానించడం గురించి ఎంపిక చేసుకోండి.

మనందరికీ భిన్నమైన బలాలు ఉన్నాయి. మీ బృంద సభ్యుల్లో కొందరు కలవరపరిచే సమావేశాలలో గొప్పగా ఉంటారు, మరికొందరు పాల్గొనే ఆలోచనతో ఒత్తిడికి గురవుతారు.

ప్రాసెస్ మరియు స్టేటస్ సమావేశాలకు కూడా అదే జరుగుతుంది.

సమావేశం నుండి అతిపెద్ద ప్రభావాన్ని సృష్టించేటప్పుడు, గదిలో మీకు ఏ శక్తి కావాలి మరియు సమావేశానికి ఎవరు సరైన విలువను తీసుకురాగలరో ఆలోచించడం చాలా ముఖ్యం.

దానిపై మీకు స్పష్టత ఉంటే, గదిలో సరైన వ్యక్తులను నిర్ధారించుకోండి.

నా కార్పొరేట్ వృత్తిలో, నేను కలవరపరిచే, వ్యూహం మరియు స్థితి సమావేశాలకు నాయకత్వం వహించాను. బృందంలోని వేర్వేరు సభ్యులు నిర్దిష్ట సమావేశాలకు వేర్వేరు నైపుణ్యాలను తీసుకువస్తారని నాకు తెలుసు.

నా సీనియర్ డైరెక్టర్లలో ఒకరు సృజనాత్మకత కంటే వ్యూహాత్మకమైనవారు, కాబట్టి వ్యూహాత్మక సమావేశాల కోసం ఆమె నా టీమ్ షీట్‌లో మొదటి స్థానంలో ఉందని నేను నిర్ధారిస్తాను. కానీ నేను ఆమెను ఇతర జట్టు సభ్యులకు అనుకూలంగా, కలవరపరిచే సమావేశాలకు దూరంగా ఉంచాను.

మరొక జట్టు సభ్యుడు గొప్ప వ్యూహాత్మక ప్లానర్, కాబట్టి ఆమె కలవరపరిచే మరియు వ్యూహాత్మక సమావేశాలలో కూర్చున్నట్లు నేను నిర్ధారిస్తాను. కలవరపరిచే సమావేశాల సమయంలో, ఆమె విలువ సృజనాత్మక ఆలోచనలపై అమలు చేయడానికి అవసరమైన ప్రణాళిక మరియు కార్యాచరణ దశల గురించి ఆలోచిస్తోంది.

ఉత్పాదక సమావేశాలకు నాయకత్వం వహించడం అనేది గొప్ప ఆర్కెస్ట్రా యొక్క కండక్టర్ గురించి. మీకు గదిలో సరైన పరిపూరకరమైన సాధనాలు మరియు ప్రదర్శకులు లేకపోతే, కలిసి సహకరించడం మరియు సామరస్యంగా పనిచేయడం, ఫలితం పెద్ద గందరగోళంగా ఉంటుంది. కానీ, మీరు సరైన ప్రదర్శనకారులను ఒకచోట చేర్చుకుంటే, ఫలితాలు మాయాజాలం మరియు ఉత్తేజకరమైనవి.

5. స్పష్టమైన చర్య దశలు మరియు బాధ్యతలతో సమావేశాలను ముగించండి

మీరు పాల్గొన్న చివరి సమావేశానికి తిరిగి ఆలోచించండి, గొప్ప సంభాషణలు, విలువైన ఇన్‌పుట్‌లు మరియు అంతర్దృష్టులు చాలా ఉన్నాయి.ప్రకటన

సమావేశం ముగింపులో ఏమి జరిగింది? మీరందరూ మీ ప్రత్యేక మార్గాల్లో వెళ్ళారా, లేదా స్పష్టమైన చర్య దశలు మరియు బాధ్యతలు నిర్దేశించబడిందా?

ప్రతి ఒక్కరూ తమ అతిపెద్ద అంతర్దృష్టిని పంచుకునేందుకు ప్రతి సమావేశం చివరిలో సమయాన్ని కేటాయించడం విలువైనదే.

ఇది సహకారం మరియు సహకారాన్ని బలోపేతం చేస్తుంది మరియు ప్రతి ఒక్కరూ సమావేశం యొక్క విలువపై స్పష్టమైన దృక్పథంతో సమావేశం నుండి దూరంగా ఉండేలా చేస్తుంది.

దీన్ని మరింత బలోపేతం చేయడానికి, సమావేశం యొక్క ముఖ్య అంశాలపై చర్య తీసుకోవడానికి చర్య దశలు, వ్యక్తిగత బాధ్యతలు మరియు కాలపరిమితులను స్పష్టంగా వేయడం సమావేశ నాయకుడి బాధ్యత.

6. సమావేశానికి స్పష్టమైన ప్రయోజనాన్ని సృష్టించండి

ట్రాక్‌లో ఉండడం సమర్థవంతమైన, ఉత్పాదక సమావేశాన్ని నడపడానికి కష్టతరమైన సవాళ్లలో ఒకటి. దీనికి కారణం ఏమిటంటే చాలా సమావేశాలు స్పష్టమైన ప్రయోజనం లేదా ఎజెండా లేకుండా ఏర్పాటు చేయబడ్డాయి.

కొన్ని సమావేశాలు జరుగుతాయి ఎందుకంటే మీరు వారపు స్థితి సమావేశాన్ని నిర్వహించబోతున్నారని ఎవరైనా నిర్ణయించుకుంటారు.

సమావేశం గురించి ప్రత్యేకంగా అర్థం చేసుకోకుండా, ఎజెండా ఏమిటి లేదా సమావేశానికి ప్రాధాన్యతలు ఏమిటి అనే దానిపై స్పష్టమైన అవగాహన లేకుండా, సమావేశం మీ సమయాన్ని వృధా చేసినట్లు మీకు అనిపించవచ్చు.

సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యంపై మీరు స్పష్టంగా ఉన్నప్పుడు, మీరు మరింత నిశ్చితార్థం పొందుతారు, ముందే ఏమి సిద్ధం చేయాలో తెలుసుకోండి మరియు సమావేశం యొక్క ఆశించిన ఫలితాలు ఏమిటో తెలుసుకోండి.

7. సమావేశాన్ని నిలబెట్టండి

జర్నల్ ఆఫ్ అప్లైడ్ సైకాలజీలోని ఒక వ్యాసంలో, కూర్చున్న సమావేశాలు స్టాండ్ అప్ సమావేశాల కంటే 34% ఎక్కువ సమయం తీసుకున్నాయని రచయితలు కనుగొన్నారు.^[4]

మీ కూర్చున్న సమావేశాలు మీరు కోరుకున్నంత ఉత్పాదకతతో లేవని మీరు కనుగొంటే, విషయాలను మార్చండి మరియు పాల్గొనే వారందరినీ నిలబెట్టండి.

8. సమావేశాలను చిన్నదిగా చేయండి

సమావేశానికి మీకు స్పష్టమైన ఉద్దేశ్యం మరియు ఎజెండా ఉంటే, సమావేశం ఎంతకాలం కొనసాగాలి అనే భావన మీకు ఉండాలి.

నేను గతంలో అనుభవించిన చాలా సమావేశాలలో క్యాలెండర్ ఆహ్వానం 45 నిమిషాలు లేదా 60 నిమిషాలు సెట్ చేయబడింది. కొన్ని సమావేశాలు వాస్తవానికి ముందే పూర్తయ్యాయి, కాని నిర్ణీత సమయానికి కాలపరిమితి నిర్ణయించబడినందున, సమావేశం నిజమైన కారణం లేకుండా కొనసాగింది.

తక్కువ సమయ విండోతో సమావేశాలను సెట్ చేయడం ప్రారంభించండి, 30 నిమిషాలు లేదా 40 నిమిషాలు ఉండండి మరియు సమావేశాలు మరింత ఉత్పాదకత మరియు ప్రభావవంతంగా మారుతాయా అని చూడండి.ప్రకటన

సమావేశం కొనసాగుతున్నంత కాలం మన దృష్టి మరియు శక్తి స్థాయిలు పడిపోతాయి.

9. సమయానికి ప్రారంభించండి మరియు ముగించండి

సమావేశాలు ప్రారంభమయ్యే వరకు ఎవరూ వేచి ఉండాలని కోరుకోరు, మరియు సమావేశాలు ముగిస్తే తిరిగి షెడ్యూల్ చేయాలి.

మీరు సమయానికి ప్రారంభమయ్యే మరియు సమయానికి ముగిసే సమావేశాలను నడుపుతుంటే, పాల్గొనేవారు ఏమి ఆశించాలో తెలుసు మరియు సమయానికి వెళ్లాలని తెలుసు.

జట్టు సభ్యులు సమయానికి రాకూడదని ఎంచుకుంటే, వారు సమయానికి చేరుకోవాలని మీరు ఆశిస్తున్నారని స్పష్టం చేయడానికి ఆ వ్యక్తితో ప్రత్యేక సమావేశం నిర్వహించడం తెలివైనది.

10. పర్యావరణాన్ని మార్చండి

సమావేశాలు నెమ్మదిగా జరుగుతున్నాయని లేదా పాతవి అవుతున్నాయని మీరు కనుగొంటే, మీ వాతావరణాన్ని మార్చడానికి ఇది సమయం కావచ్చు.

నేను ఆఫీసును విడిచిపెట్టి, ఉత్తేజకరమైన వేదికకు వెళ్లడం ద్వారా లేదా స్థానిక పార్కులో సమావేశం లేదా రెండు సమావేశాలు చేయడం ద్వారా నా అత్యంత ఉత్పాదక సమావేశాలను కలిగి ఉన్నాను.

బాటమ్ లైన్

సమావేశాలు దూరంగా ఉండవు. అవి కార్పొరేట్ మరియు వ్యాపార జీవితంలో ఒక అనివార్యమైన మరియు అవసరమైనవి.

కానీ అవి కేవలం సమయం వృధా కాదని మరియు ప్రధాన లక్ష్యాలు మరియు ప్రాజెక్టులను అందించడానికి మరియు సాధించడానికి సహకరించడానికి మరియు పని చేయడానికి సమర్థవంతమైన మార్గం అని నిర్ధారించడానికి, మేము సమావేశాలను ఏర్పాటు చేయాలి, తద్వారా అవి విలువైనవి, ఉత్పాదకత మరియు స్పష్టమైన ఫలితాలను ఇస్తాయి.

జట్టు సమావేశాలను ఉత్పాదకంగా మరియు సమర్థవంతంగా ఎలా నడిపించాలో మనం నేర్చుకోవాలి.

జట్టు సమావేశాలను అత్యంత ఉత్పాదక మార్గంలో ఎలా నడిపించాలనే దానిపై నేను నిర్దేశించిన చిట్కాలు మరియు వ్యూహాలపై మీరు చర్య తీసుకుంటే, గదిలోని ప్రతి ఒక్కరి బలాలు మరియు మానసిక శక్తిని పెంచేలా మీరు చూస్తారు.

మీ సమావేశాలు ఇకపై మీరు మరియు మీ బృందం భయపడటం లేదా నివారించడానికి ప్రయత్నించడం కాదు. బదులుగా, సమావేశాలు తిరిగి కనెక్ట్ అవ్వడానికి, సృజనాత్మకంగా ఉండటానికి, వ్యూహాన్ని నిర్ణయించడానికి, మద్దతు పొందడానికి, పురోగతిని జరుపుకోవడానికి మరియు ఉత్పాదక వేగాన్ని పెంచే మార్గంగా మారుతుంది.

కార్యాలయ ఉత్పాదకత గురించి మరిన్ని వనరులు

• ప్రపంచంలోని అగ్రశ్రేణి వినూత్న సంస్థల వలె సమావేశాలను నిర్వహించడానికి 15 రహస్యాలు
• కార్యాలయంలో ఉత్పాదకతతో పోరాడుతున్నారా? మరింత పొందడానికి 12 చిట్కాలు
• డెలిగేషన్ యొక్క జాగ్రత్తగా కళ
• మరింత ఉత్పాదకత ఎలా: మీ ఉత్పాదకతను 10x చేసే 4 చిన్న ట్వీక్స్
• మీరు తెలుసుకోవలసిన సూపర్ ఉత్పాదక సమావేశానికి 12 రహస్యాలు

ఫీచర్ చేసిన ఫోటో క్రెడిట్: Unplash.com ద్వారా ప్రచార సృష్టికర్తలు

సూచన